9715021_何景暉_Access: Ch8. 將資料列印出來

重點整理 :

8-1 列印資料表的內容

Access 能夠將我們資料表的內容，依照目前設定的格式、字型、排序及篩選結果列印出來。

若我們想列印 2 月 1 日以後的書籍訂單，但不要印出備註欄，並將日期及客戶名稱欄位做排序，且需要調整資料工作表的外觀。

首先我們要將整個備註欄位選取起來，並且執行隱藏欄。

接著，我們需要進階篩選，執行依表單篩選。

接下來在日期欄位輸入西元日期，按下套用篩選鈕。

對客戶名稱進行 " 遞增 " 排序。

執行進階篩選，並且執行進階篩選/排序。

將日期欄設為第二個排序欄位，並且使用 " 遞增 " 排序。按下套用篩選鈕，便完成了。

再來就是調整資料工作表的外觀，我們可以更改字型與調整各欄位的寬度及高度。

接著我們可以使用 Access 中預覽列印的功能，如要預覽列印，需按下 Office 按鈕執行『列印 / 預覽列印』的命令。來調整顯示比例。

而『版面設定』就是想如何把資料列印在紙上；例如 : 紙張周圍留白地方的大小、直印或是橫印及是否列印標題。

最後我們便可執行列印命令了，但若是印表機沒有自動分頁的功能，建議需要自己選取自動分頁的功能。

所謂『自動分頁』與不自動分頁差異在於 :

自動分頁 : 列印頁次為 1→ 2→3→1→2→3
不自動分頁 : 列印頁次為 1→1→2→2→3→3

如果我們需要將資料裝訂成冊，這項功能可以說非常便利。

8-2 以『表單』視窗的格式列印資料

我們可以直接開啓書籍訂單的表單視窗，然後直接以單欄式、表格式、對齊式表單的方式直接將表單印出。

8-3 利用『報表精靈』來建立報表

我們可以切換到 " 建立 " 並且執行報表精靈 。

我們將套用書籍訂單的資料表，並且不需要備註欄所以將它移除。

接著我們將日期設為分組條件，並且將書籍名稱設為第二分組條件。

再來以客戶名稱來進行排序。

然後按下摘要選項，並且勾選數量總計來做分組數量總和的計算。

接著設定其版面配置與樣式，設定為分層式且為橫印。

最後為報表命名為 " 月份銷售 " ，並預覽。

這樣一來就完成了。

搶答時間則與上述方法相同。

8-4 如何看懂報表的結構

報表設計視窗，我們可以按檢視區的檢視鈕來執行『設計檢視』的命令，來了解其中結構。

8-5 快速建立報表

我們也可以像第 7 章快速建立表單一樣，來快速建立一個簡單的報表。
只要按下

鈕，即可產生出一個簡單的表單，在我們關閉此報表時並可為其命名。

8-6 利用快速存取工具列啓動列印功能

我們可以在畫面上方的快速存取工具列將快速列印選項，勾選起來，這樣一來以後需要列印各種資料表、報表...等，都相當方便。

8-7 Snapshot 報表

為了方便使用者能在沒有安裝 Access 的情況下還能檢視報表，Access 提供了 Snapshot 格式，我們可將報表匯出成 snp 檔，如此只要透過 Snapshot Viewer 即可瀏覽。

一、選擇題

1. ( 1 ) 在版面設定交談窗中，我們將無法加入頁碼。

2. ( 2 ) 若列印二份含有 3 頁的報表，若採用自動分頁的功能，則其列印順序為 1→2→3→1→2→3 。

3. ( 3 ) 當我們建立並儲存了一份報表時，其中資料實際上是儲存於資料表中。

4. ( 2 ) 若我們將報表儲存成 " * .snp " 格式，即可直接透過 Viewer 來瀏覽報表。

二、填充題

1. 在 Access 列印資料或預覽列印，可以按 Office 按鈕鈕，從列印命令選單中選擇要執行的命令；或是在 自動快速存取工具列 上新增列印或預覽列印鈕，爾後便能直接按該鈕列印或預覽列印。

2. 列印多份文件時，若希望列印文件能方便我們裝訂成冊，可在列印交談窗中勾選 自動分頁 功能。

三、問答題

1. 報表精靈 可依照各項使用者所需的設定，一步步設定完成；而 快速建立報表 則是讓使用者快速、方便的建立一份簡單的報表。

2. 若我們使用自動分頁功能時，列印順序為 1→2→3→4→1→2→3→4→1→2→3→4 ；而當我們未使用自動分頁時，則為 1→1→1→2→2→2→3→3→3→4→4→4 的順序。

四、實作題

1.
( a ) 我們使用建立中的報表精靈，接著將所有欄位放入，租金則不放入。