9715021_何景暉_Access: Ch5. 資料工作表的操作

重點整理 :

5-1 如何使用範例資料

我們可以如下圖 ↓ 匯入檔案

5-2 開啟「資料工作表檢視」視窗

依照程序匯入範例檔案後，我們可以得到範例檔所提供的資料(如上圖)。

開啟後，在 Access 中，除了設計檢視視窗之外資料表還有另外三種檢視視窗 :

有樞紐分析表檢視及樞紐分析圖檢視視窗、資料工作表檢視視窗。

5-3 資料工作表視窗的基本操作

我們在 Access 中除了利用滑鼠點選之外，還可以利用許多鍵盤按鍵的配合來達到我們需要的動作。

例如 : 按鍵 " ↑ " 即可完成向上移動一個欄位；按鍵 " ↓ " 則反之。
   利用" Tab " 或 " Enter " 鍵則是向右移動一個欄位；" Shift " + " Tab " 向左移動一個欄位。
       利用" Ctrl + " Page up "    可以移到目前紀錄的第一個欄位。
       利用" Ctrl "+" Page down "    則可移到目前紀錄的最後一個欄位。
       利用" Home " 與 " Ctrl+ " Page up " 具有相同功能。
       利用" End " 與 " Ctrl+" Page down " 具有相同功能。
       利用" Ctrl "+ " Home " 可移到第 1 筆記錄的第 1 個欄位。
     利用" Ctrl "+ " End "      則可移到最後 1 筆記錄的最後 1 個欄位。

選取一或多筆記錄

若一次只要選取一筆記錄，則直接在該記錄的列選取器上按鈕即可。

若一次需要選取多個，只要按住 " Shift " 鍵不放，然後以滑鼠選取多筆記錄。

5-4 在資料工作表中新增、更改與刪除資料

新增記錄

將資料輸入資料表中的過程，我們稱為" 新增 " (Add) 或 " 附加 " (Append)資料。

更改紀錄

修改資料庫的資料，我們稱為 " 更改 " (update)。例如 : 日期填錯或書籍的單價改變...等狀況，我們都需要更改資料。

刪除記錄

資料若不再使用，就必須從檔案中 " 刪除 " (delete)，以免浪費儲存空間。

5-5 資料工作表的進階操作

1. 在資料表中，若我們想要將某些欄位隱藏起來，可利用滑鼠拉曳將欄寬變為" 0 "，或按常用頁次記錄區中的其他鈕，拉下列視窗在執行 " 隱藏欄 " ，命令來隱藏欄位。

2. 當資料表的欄位過多，以致檢視時會將重要欄位移出視窗，我們可以拉下列視窗在執行 " 凍結 " 命令來凍結重要的欄位，方便我們檢視資料。

一、選擇題

1.( 2 ) 我們可以利用資料表設計檢視視窗來修改資料工作表的結構及相關的屬性。

2.( 1 ) 若在資料工作表的列選取器上，該記錄標示為

，則表示此紀錄正在修改中，且尚未存檔。

3.( 4 ) 若目前資料表中已經存在 5 筆記錄，其自動編號欄位的編號為 1 ~ 5 ，當我們將第 3 筆記錄刪除後，在新增一筆記錄時，其編號為 " 6 " 。

4.( 4 ) 按下資料工作表的

鈕，表示移動到第一筆記錄。

5.( 3 ) 若第 3 筆訂單的書籍名稱與第 2 筆相同，我們可利用" Ctrl " + " ’ " 此組快速鍵將其內容複製下來。

6.( 3 ) 若將某一個欄位凍結後，在取消凍結，則該欄位的位置會" 保持在最左邊，但可移動 "。

7.( 2 ) 若希望某個欄位在捲動資料工作表視窗時，能保持不動，可將該欄位設定為" 凍結欄位 "。

8.( 2 ) 直接利用滑鼠在欄選取器的右邊界雙按，即可將該欄位調整為" 最適欄寬 " 。

二、填充題

1. 在編輯資料的過程中，我們可隨時按 Esc 鍵來復原最近的修改。

2. 將輸入焦點移至工作表中，按下 F2 鍵可選取整個欄位的內容，此時新輸入的資料會全部取代原來的資料；若只想修改部分的內容，可再按 ←   → 鍵，將輸入游標移動到要修改的位置上作修改即可。

3. Access 是以 Bytes 為單位來儲存資料，所以每當修改完某個欄位的資料，並移出輸入焦點時，該筆記錄會暫存在記憶體中。

4. 當我們按記錄區的其他鈕，執行『取消隱藏欄』命令，請問哪些資料會被隱藏起來? 會有 "客戶名稱、單價、數量 " 被隱藏起來。

三、問答題

1. 被凍結的欄位將會被移到最左邊，而且當我們左右捲動欄位時，該欄位會永遠保持在做左邊的位置。

2. 以滑鼠操作：用縮小欄寬的方式，將欄寬縮小為０。

    執行" 隱藏欄 "命令：選取1或多個欄位，按常用頁次紀錄區中的其他鈕，拉下列視窗執行" 隱藏欄 "。

   執行" 取消隱藏欄 "命令：按常用頁次紀錄區中的其他鈕，拉下列視窗在執行" 取消隱藏欄 "，沒勾選的則表示會隱藏起起來。

四、實作題

(1) 使用" 同上鍵 "來複製上一筆記錄的相同欄位