Ch4. 建立資料表

重點整理 :


1.  所謂" 資料類型 "就是資料在資料庫中儲存的格式。 Access 將資料類型分成11種，我們可以  依據各資料的型態來選用適合的類型。
     11種類型分別為 : 文字、備忘、數字、日期 / 時間、貨幣、自動編號、是 / 否、OLE物件、超連結、查閱精靈、附件。(下圖)

2.  將資料儲存到資料庫前及，我們必須先建立資料表及儲存資料的欄位並為其設定資料類型及資料長度等結構。(如下圖)

3.  在日期欄位中，我們輸入的格式與 Windows 系統的日期格是相同。所以我們必須在控制台中變更地區及語言選項的日期和時間格式。(如實作題中最後一張圖的操作相同)

4. 將欄位設定索引，可加快系統搜尋或排序記錄的速度。 索引欄位的設定值有三種 : 是(可重複)、是(不可重複)及否。

5.  要將欄位設定為主鍵需要有以下幾項特點 :

• 欄位中的每個值必須是唯一的 (不可重複) 。
• 在意義上要具有代表性。

6.  在資料表中， Null 就是代表空值或是沒有資料內容，並不是空字串的意思。

7.  將欄位的資料型態設為備忘，可用來存放長度不固定的資料。

選擇題 :

1.( 2 )  若我們要新增一個欄位來儲存同學的姓名，我們應該其資料類型設定為文字類型(用來儲存文字資料，文字類型的欄位最大可設定為255個字元)。

2.( 2 ) 如果數字資料的範圍介於 - 100 到 100 之間，我們則可選擇數字類型中的整數較為合適。 

3.( 2 ) 若要加快資料搜尋及排序的速度，我們可在資料表中經常搜尋或排序的欄位上設定索引以增加其速度。

4.( 3 ) 由於主鍵就具有索引的功能，且一個索引最多只包含10個欄位。由此可知選項3的20個欄位解釋是錯誤的，所以選擇第3個選項。

5.( 3 ) 超連結是用來存放超連結位址，用來連結存放文件或資訊的路徑。其中就包含電子郵件位址，所以我們應該設定超連結類型來存放。

6.( 1 ) 若我們未設定資料表的排序，預設會依照主鍵的排列順序下去排序。

7.( 3 ) 用來儲存產品定價的欄位，應設定為貨幣資料型態較為適當。(貨幣型態用來儲存貨幣數字，例如訂金、單價、會錢等貨幣金額)。

8.( 2 ) 我們如果要一次將不相鄰的三個欄位設為主鍵，則我們可以利用" Ctrl鍵 " 來輔助我們選取。

9.( 1 ) 若我們在新增資料時，該欄位能由 Access 自動幫我們編號，則該設定應為自動編號型態。

10.( 3 ) 若我們將忽略 Null 的值設為" 是 " ，則索引將不會排除此空值紀錄。

填充題 :

1.  在數字資料類型中，位元組佔 1 Byte，整數佔 2 長整數佔 4 Byte 。

2.  在資料表設計視窗中，若輸入焦點所在的欄位右方有向下的箭頭，我們可按下 Alt + ↓ 鍵來拉出列視窗，然後在利用上下方向鍵來移動到你要的項目。

3.  在資料表中，若要將輸入焦點移到下一個欄位，可按 Tab 或 Enter 鍵來達成。

4.  在日期欄位中，若我們希望不管使用者式輸入西曆或國曆的年代，在資料表上都能顯示為國曆，則將系統的月曆格式設定為中華民國曆。

5.  索引是一個系統搜尋或排序記錄的依據。

問答題 :

1. 列出做為主鍵的 2 個必要條件。

• 欄位中的每個值必須是唯一的 (不可重複) 。
• 在意義上要具有代表性。

2. 試說明為何我們一般只會挑選一個欄位當做主鍵?

• 那是因為主鍵(Primary Key) 通常就像每個家庭的一家之主一樣，或是公司中每個部門都有一個部門主管。在資料表中，也需要有一個欄位值能夠做為整筆記錄的代表。所以一般只挑選一個具有代表性的欄位來做為主鍵。

應用 :

當我們學到了第四章後，便可以將資料庫應用於生活當中。例如可以設定一個資料表存放朋友的資料，如 : 電話、地址、生日、等重要資料歸檔

到了每個月1號， 還可以利用查詢功能，看看是否有哪些朋友生日了，如此一來也方便不少，更可以將所學用在生活中。